从琐事优先到要事优先

前不久小强为西安的某家银行做时间管理的企业内训，需求访谈的时候发现他们的困惑所在： “明明知道今天最重要的事情是什么，也想一大早就搞定它，可一上班就全变了样，琐事总是先被搞定，要事留在下班后才开始做。” --某个金客户经理 （补充下背景资料：银行的个金客户经理工作地点在大堂，主要业绩体现在开发和维系个人金融客户，同时在大堂客流高峰期，还需要配合大堂经理的工作，所以她们一方面要搞定自己重要的事情，另一方面还要处理临时突发的琐碎事情，我认为这是她们困惑出现的原因所在） 举例： 今天最重要的事情是：做出新理财产品的宣传策划案 但从8：00上班开始起，就被琐事袭击： 1、帮大堂客户办理信用卡 2、VIP客户生日，去买花送花 3、大堂客户有办理业务的疑问，需要解答 4、为自己客户打印新理财产品资料，但发现打印机没有纸（因为她们银行都是无纸化办公），去后勤部领纸，却发现打印机仍然不打印，报警灯亮，于是找技术部来维修，发现是需要重新安装驱动，但网络上找不到这款打印机的Win8驱动…… 当所有这些琐事搞定的时候，已经到了中午吃饭时间，还没开始动笔写宣传策划案。 用图表示就是这样： 显然，“琐事优先”的人想走直线，时间黑洞却把她们“吸”到了另外的地方，每天都是这样被动的接受着琐事，解决着琐事，很快就会发现两点： 工作很无趣。 即使做不好，公司也不能把我怎么样，对职业生涯失去野心，进而对人生失去梦想 所以“琐事优先”的人整天挂在嘴上的就是：“其他都无所谓，我只要把孩子照顾好就行！”，这是托付心态。 从一天的工作失衡，到整个人生失衡，其实没有差别。 “琐事优先”的原因？ 1、简单、明确 帮助客户办理信用卡，目标明确（办理好信用卡手续），流程明确（拿表单、填写申请表、系统中进行处理、客户签字），任务简单（每天都做n次） 我们自己也可以想想是不是这回事，看电影和写文档比起来，总是先看电影，打印文件和思考薪酬方案比起来，总是先打印文件（这样的事情，也称为拖延）。 大多数人倾向于做明确、简单的事情。 2、即时满足 解答客户的疑问，可以立即得到结果（解决或无法解决），这就是即时满足。如果是写策划案，不仅要花很长时间才能搞定，而且结果还不由自己控制（写的好不好，老板说了算），这就是延迟满足。 大多数人总是倾向于即时满足。 3、不愿改变 本来只是打印个文档，2分钟搞定，谁知道去领A4纸、修打印机，用了将近40分钟的时间，你说在这个过程中她没想过用别的部门打印机吗？一定有想到过，只不过觉得已经花了这么多时间在这个事情上，干脆就解决掉吧，这就是沉没成本。 大多数成年人都没有理性到不顾沉没成本的地步。 综上所述，似乎“琐事优先”的原因都和心理学有关系，并且是正常的心理，可惜小强不是心理学专家，但我知道一点：臣服。 臣服之后我发现，导致"琐事优先"出现的原因，正是做到"要事优先"的方法。 如何做到“要事优先”？ 简单的原则是：做完必须做的琐事，就立刻回到要事上来。如下图： 这个原则比较理想化，小强承认自己做不到。我们来点实际的：把“琐事优先”出现的原因，当做“要事优先”的方法 还拿“做出新理财产品的宣传策划案”举例： 1、简单、明确 写这个策划案的目的足够明确吗？如果是领导让做的，那么领导的想法是什么？如果是自己要做的，那么自己想通过这次活动达到什么目的？能否量化出来？ 我们能让这个策划案变得更加简单吗？比如请教写过类似文案的同事，或者搜集相关资料，包括熟悉新产品资料，以前做宣传推广的时候哪种方式最有效？哪个时间段的效果最好？ 总之，谋定而后动（明确目的、目标---收集相关资料---行动），会让事情简单和明确，易于执行。反过来就效率比较低了：拿到任务先去行动，行动的时候四处碰壁然后才想到去搜集资料，当资料越来越多的时候需要去做取舍，这时候才想到目的、目标是什么。 2、即时满足 我的一个朋友是这样写文案的： 用笔纸先写出核心观点和大纲 打电话给经理沟通，得到认可后打开Word开始写 迅速用最直白的话，写出标题，他发现自己以前写出个好的标题要10分钟时间 用Word的样式写出大纲和核心观点，大标题、二级标题等等 填充内容，并作修改，这时候往往突然知道标题该怎么写了 有趣的是他告诉我说，这样做最大的好处是可以“断点续传”：比如刚用笔纸写出大纲，就被琐事打断，那没关系呀，处理完之后再打电话给经理不迟，刚写出标题就被打断，也没关系呀，反正心里已经有底了。 把一件大任务拆解开，能做到“断点续传”，也有利于“即时满足”。 目标不是“写完文案”而是“整理出大纲”。 不是“写完后等待老板反馈”而是“和老板沟通好思路” 不是“需要40分钟时间写文案”而是“需要15分钟思考核心理念和大纲”。 这样一来，可以满足我们立即想得到反馈的心理了。 3、不愿改变 不愿改变的话就不改变好了 ：）在相对固定的时间段去做重要的事情。 当在课堂上提到这一点的时候，大家纷纷发言：“不可能，随时都有可能被打断”。“没戏，一天到晚都很忙，哪件事不重要？都重要！” 于是我提出两个问题和大家互动： 1、什么是“要事”？ “要事”，小强认为并不是指重要而且紧急的事情，通常在那样的情况下，我们没有选择，所以这里的“要事”是指重要不紧急的事情，这才是转换主动做事和被动做事的按钮。 在当前工作层面上，“要事”通常和绩效直接相关，比如个金客户经理的要事是：开发和维系个人金融客户。 在职业生涯层面上（我没有现场引导大家思考这个问题：）），“要事”和下一个目标直接相关，如果个金客户经理的下一个目标是副行长，那她就需要在工作中多留心观察和思考。 这样一来，大家就知道自己的“要事”是哪一类事情了。 2、相对大块的时间段在哪儿？ 小强结合自己的经验觉得：“一天跟打仗一样，从早忙到晚，没有一点时间”通常是假象。找出相对大块时间最好的办法是记录时间日志，一目了然。但是这个客户的员工已经忙到没有时间写时间日志的地步（汗~~~），于是我通过访谈了解到： 个金经理和大堂经理的大块时间段在早晨9：00-9：30 行政的大块时间段在11：00-11：30 时间段虽然短，不过没有关系，半小时足够做很多事。时间段虽然不是一天刚刚开始，也没有关系，要事优先不是要事必须第一个搞定，这个时间段排除干扰搞定要事就行。 结语： “要事优先”不是一件容易做到的事情，这世界上有价值的事情都不容易做到，正如兰迪波许教授所说，这些困难就像是一面墙，它并不是为了阻挡我们，而是让我们有机会展现自己有多想达到目标。 “要事优先”并不是小强的目标，而是一条路，小强的真正目标是：掌握自己的人生！

James Sun

对于梦想，我不放弃，不妥协！