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如何工作(2):明确做事的步骤

  
上篇文说到做事,行动上体现的是先有任务,再有过程,最后得出结果。而思维上应该是任务完后接着结果,再反推回来寻找过程。可明白这些后还并不能真正理解如何做一个事情。做事上讲究3点,做什么,怎么做,以及最后的做成什么样,按上面所说的内容,任务就是做什么,怎么做是过程,最后做成什么样是结果。真正做事的时候很容易卡在怎么做上面,所以这篇文章就详细说说怎么做。

       还是回到教育中来寻找这个问题的答案。大部分人都接受过9年义务教育,上过基础的数学课。有没有印象一节课是教大家去算圆形的面积。老师在课堂上讲课的时候,会通过教学大纲上的内容给我们讲解这个圆形的面积到底是怎么来的,然后告诉你这个不用记!之后重点来了,告诉我们圆形面积的计算公式是S=π r2 ,当然,这个公式是怎么来的也会告诉你,再补上一句,这个知道就好,也不用记。再然后告诉你其中π是圆周率,具体是怎么来的应该是在之前就讲过,再告诉你r是半径的意思,r2 就是两个r相乘,而这个知识也是早就知道了。最后再来一道例题,这就ok了。剩下的就是留课后作业,熟悉且背好公式,等到考试的时候考核你到底记住没有。

这里咱们分析一下:
任务=计算圆形的面积;
过程=公式和里面的每个项;
结果=圆形的面积是多少,可是这堂课只教你过程,对于结果只能在具体的例题中才能体现。

        这样的教育方式就是重过程,轻结果,也就导致了“填鸭式”的出现。学生记住解决问题的过程,就可以在考试中拿到好成绩。久而久之,学生变成了不看重结果,而只看重过程的情况。

       按照常理说,看重过程的人应该是个解决问题能力很强的人,但现实情况却恰恰相反。因为这个过程根本不是你所想出来的,只是别人教给你的。所有创造过程的思维都被一句“这个不用记”就给省掉了。当你再碰到问题的时候,还是想着别人去教给你过程,可工作的时候基本没有人会教你,也就出现不会做的情况了。

       正常的思路应该是如何找出过程才是重要的,也就是说在课堂上应该是学习“公式是怎么推倒出来的”才是应该学习的重点。可现在环顾四周,再问问自己,还有几个人知道公式是怎么来的?里面为什么要有π?甚至有些人连圆周率的得出是用周长除的半径还是直径了都不确定了。上了半天学只是学到了过程,却没学到怎么创造过程。当然,这篇文章咱们不讨论圆形公式和里面的项是怎么来的,只说说过程是怎么创造的。

       按照上面所说的,过程=公式和里面的每个项。那么就能知道过程其实是两个东西所组成的,一个是公式,一个是项。在工作里,咱们换个名字,一个是流程,一个是资源。流程+资源=过程,想要得到过程,不光只有学习一种途径,还可以创造。学习中学到的是过程是个“成品”,那么创造就要从更下一层出发:寻找流程和组合资源。其实就算是学习到的过程,也建议把它给拆分,这样能理解过程的创造原理,对举一反三和变相组合有很大好处。

       流程在刚才的例子中所代表的就是公式,也就是π乘以r再乘以r。说白了就是个路径,在做事的时候也要有个路径,先做什么,后做什么,说起来非常简单,但不清不楚的结果只能是无知且无畏。在我刚接触企业管理的时候,看了一些书后就信心爆棚,认为自己可以管理一个大公司。想的也都是“把企业文化搞好了就行了,把销售搞好了就行了等等”,可从没想过到底是怎么才能把企业文化搞好,怎么才能把销售搞好。从学校教育出来后,因为过程是教给你的,是已知的,也就在感官上容易忽略过程和里面的流程,结果的概念在脑子里更是没有,自然就加重了任务的比重。这点在国内的标语口号文化上体现的淋漓尽致。比如说“重视交通安全”,这只是个任务,没告诉你该怎么重视。重视交通安全是要有个流程的,当你是行人的时候,过马路时第一步要先看红绿灯,如果是红灯的时候要停,绿灯时才能准备前行,第二步要左顾右看,看看有没有车在试图强行通过,如果有则要停止,不管是不是绿灯,车停了再过马路。这样来说才算是重视,一句过马路时看红绿灯,比一百条“重视交通安全”要强得多。喜欢看美国大片和美剧,里面经常有这样一个场景,在劣势面前,主人公经常会说一句:I have a plan。这个plan就是流程,没有计划的行事无法想象会成为什么样,心有成竹才能有备无患吧。可当国人在做事的时候经常不屑于这么做,教育出来的人因为过程里的流程就是已知的,也就想当然的认为现在的流程也是已知的了,再做就是“低智商”的表现了,忽略的后果就在做事的时候经常会看到手忙脚乱和不知所措。还有一层意思就是害怕,上篇帖子中有个朋友回复,说到不重视过程的时候他解释为这是一种害怕,因为做流程不管是在纸上还是在脑子里都是很麻烦的事情,当各种因素加在一起,就需要改变已知的流程,这让“专家”是不能接受的,碍于脸面害怕承认错误,所以拒绝改变。

        工作中很多人的失误也是因为忽略流程而造成的。记得之前在企业管理咨询公司当学徒的时候,有一次我们去一家企业做咨询项目,那家企业属于工业型企业,所以有食堂。有次那里的人力资源总监就和我们抱怨,每次员工就餐后所使用的公共餐盘与餐具都不能按照规定按顺序投入到专门设置的收集桶中,导致每次清洗那些餐具都要花上很长一段时间先去分开餐盘和勺子。而且餐盘在清洗之前都要先进行残食处理,也导致了很多的勺子被丢弃。因为是金属制勺子,所以价格较贵,食堂成本因为这些每天都要丢掉的大量金属勺子而提高不少,虽然也采取过惩罚监管措施,比如不定期派专人在旁边监管、放错餐具罚款等措施,但效果还是不明显。虽说公司很大,但也不可能专门为了这个事情招个人天天在那看着,搞的他们很是头疼。当提出这个问题的时候,我们也是很纳闷,因为这家企业属于高端技术企业,员工素质较高,公司环境保持良好,怎么人还会出这样的问题,等后来我们到了食堂吃午饭的时候才发现问题。原来放餐盘的桶和放勺子的桶摆错了位置。食堂人流是有指引的,在吃完后,员工首先接触到的是放餐盘的桶,所以就把餐盘扔了进去,而勺子一般是放在餐盘里的,也就理所当然的顺手扔了进去。而且大多数人扔的时候是毫无意识的扔了进去,因为所有人都想省事习惯一只手拿着。等扔进去了才发现自己做错了事,可勺子已经扔进了一个“干水桶”后,也就没有人再去伸手进去拿那个勺子了。当发现了问题的真正原因后,解决的方式也就简单了,就是把两个桶调换个位置,把扔勺子的桶放在前面,扔餐盘和残食的桶放后面,问题迎刃而解。可见有时候做错事情并不是人的问题,而是流程出了错,虽然我们可以通过培训、教育、监督、奖惩等方式来进行处理,但往往成本过大,一个清晰、正确的流程可以帮助我们事半功倍的完成工作。

       我把流程比作空气,随时需要,但它是隐形的,与其他事情比起来显得无足轻重,但要没了他则会发现连生命都成了问题,更别说想干点什么了。所以这就需要把流程从隐形的状态变为显形,最直观的显示方法就是流程图。这个东西其实在很多公司都会有,但大多都是主营业务的流程图,谁也不会为单独一个部门,甚至一个人的工作专门去做。这样的结果就是好看但不好用,没有把流程和个人联系起来,那流程跟本就不会流,因为工作时候的流动是需要人来做的。如果你只是一个小角色,就把自己主要的工作做成流程图,而且是越细致越好,最好是把每一个动作都拆分成步骤。如果你是个部门主管,就把部门的流程做细化,和部门里的人相连接。越高层的流程图涉及到的岗位就越多,流程就越复杂,但别怕麻烦,第一次做可能会困难,但做好后工作就会像做数学题一样简单了。当然还有流程的改造,不是每个人都会适用同样的东西,这就等后面说我的工作法的时候再说,这里先记着,暂且不表。

        资源的重要性其实大家也都明白,可却常常忽略。数学题里的π,计算时用3.14,一辈子都不会忘。只是如果老师不告诉你或不看书自己学习,恐怕一辈子都不会知道。资源也是这个意思,你拿在手里了,就能干出活,没有则什么都没有。明白了这点后就会发现两种人,一种是“傻子”,课堂上的知识都是老师教给你的,所以在现实工作中也是希望有人能给你,当没有的时候,就只剩下傻站着了,一点不会变通创造。这就成了巧妇难为无米之炊,因为他也明白,人再牛也不能变成上帝,说要有光就有了光。另一种是“聪明人”,正是因为大家都能明白资源的重要性,也就一直在追求他。做数学题的时候,r的数值也不会直接在题设里给你,需要你通过各种方法来求出来,才能代入到公式里计算。工作里的资源更是如此,不过这却出现了一个奇怪的现象,“聪明人”把资源给神圣化了。这个现象具体来说,就是迷信于“好点子”。可我想说好点子固然重要,但不把资源放在流程中具体应用则毫无价值。就好比你天才的知道了r的数值,可不知道公式还是不能把圆形的面积计算出来一样。在工作的时候,很多好点子是无法实施的。人在想好点子的时候,脑子里没有流程的概念,只是想到“如果我这样做,那么就能成了”。看似很好,可流程中的因素没有考虑周到,上司也会pass掉。如果说没有应用却得到了表扬,而且没有讲明白带来价值的点子才是好点子,那就更有危害。想出好点子的人会自我感觉良好,同事也会对他刮目相看,但其实羡慕的只是聪明。出点子的人会停止前进,而其他人在他光环褪去后也会明白,不能换来价值的点子一无是处。这个人则会因为打击而变成各种各样,明白人还好,知道原委,加以改正,而更多的人则是执念,变的走火入魔,对企业和其他人产生恨意,认为是天妒英才。一个点子要能适用于流程才是有用的点子,通过流程产出的结果能换成钱来的点子才是好点子。

       很多人听课或者是看书,吸收了很多有创意性的或者是优秀的方法和工具。但我要明确的告诉你,这些都不是你的。因为没和你自己的工作流程相连接,看的再好,用起来也会有问题。除非你能自己加工或者改造成适用于自己的,才能体现出价值。当然很多人的工作流程都具有相似性,所以资源也会有通用的地方,这就需要各位自己去甄别了。

       资源在工作中的体现主要是三个方面:制度、工具、方法。我现在只想到这3个,虽已觉得算是全面,但还是欢迎补充。制度是公司的法律,不遵守绝对不行。虽然大部分人在岗前培训中都把制度已经熟悉过一遍,但在工作的时候还是会忘,这就是因为没把他放在流程中。制度不在具体工作中体现则是毫无用处,厚厚的堆放在办公柜里只能是浪费。工具也是工作中必不可少的因素,没有合同文本就无法签合同,这是常识。就好比 π一样,在这里要明确体现出来,虽然很简单,但是不可缺少。方法也是资源里重要的一项,也就是在制度的许可下如何使用工具去完成这个步骤的工作。开始的时候可能是老员工来教你,到后期就需要你自己悟道了。当把一个“好点子”分成三个部分,再与流程中的步骤结合起来,是不是就觉得清晰了不少呢?

         在流程图中的每个步骤都会和这三个或多或少的有关系,有时候是全部,有时候则是一个。连同上面所说的流程一起举个销售工作的例子来说明他们之间的关系:
 
————————————
资源
——————————————
         
 
     
——
流程
——

        制度                
 
工具                  
 
方法                                              销售部      
销售人员手册    
       
客户资料
 
管上级要、商业网站自行寻找                      寻找客户
                               
 
 电话            
   
销售话术(1)                                  客户开拓

以上的例子各位画个表格会更清楚些。结合上篇文章所说的任务和结果一起做个总结:
行动上:任务+流程+资源=结果
思想上:结果=任务+流程+资源


用一张表格加以区分:
 

区别                     老师的话                                           现象                     结论           是什么                   详细                 怎么用       思维顺序         行动顺序
 ☆       (这个圆形的面积到底是多少)                
 
没有人去考虑            
 
结果             价值          姜汝祥的结果定义      假设定义          
②                
 ④
 ★        同学们,今天我来教大家计算圆形的面积      
     
给予              
 不给不知道                        
 ☆        圆形的面积是怎么来的(这个不用记)    
   
不会发现问题            
任务             方向                要做什么             派遣/发现        
 ①                
 ①    
 ★        圆形面积的公式是什么                                       给予               不给不知道                        
 ☆        面积公式是怎么来的(这个不用记)            
   
等流程                  流程             步骤          容易忽略的必需品      摸索/教授        
 
③                
 ②
 ★        公式里的每一项是什么,π是什么                      
 
给予              
不给不知道                         
 ☆        π怎么来的(这个不用记)                            
 
追求方法                资源         工具和方法    完成的必要条件        
 
创造/给予      
 ④                
 ②    


        中国的教育是行动的教育,不是思维的教育,各位的心里要区别开来。当把每一项都独立分离出来加以分析,便能找到做事的基本步骤。希望我说的对大家能有所帮助,如果有不明白的问题可以提问。

        说了这么多,工作方法也有小部分已经说了,但还是没有完全说明白。虽然很想一起都写了,但看看篇幅,想想还是算了吧。毕竟接受一个新鲜事务是需要时间的。这里就先这样,下篇再写具体的工作方法吧。

James Sun
对于梦想,我不放弃,不妥协!

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